Что нужно сделать кадровику на новом месте работы. Пособие кадровику в текущей работе: что нужно знать, чем заниматься и как развиваться Кадрами и в первую очередь

Если провести анализ вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста отдела кадров, то полученный результат станет для многих читателей настоящим открытием. Много десятилетий назад, еще в стране, которой нет на карте мира с 1991 года, сформировался стереотип, что «кадровик» — это довольно престижная должность, которую занимали близкие родственники или хорошие друзья начальства предприятий, заводов и фабрик. Стабильное трудовое законодательство и отлаженный механизм приема и увольнения советских граждан на работу гарантировали «кадровикам» спокойную жизнь и минимальное количество выполняемых обязанностей. Одним словом, отдел кадров на крупном советском предприятии всегда считался небольшим «райским» уголком для его работников, а многие представители старшего поколения сохранили подобное отношение к сотрудникам кадровых отделов и в современных экономических условиях.

Но, насколько данный стереотип соответствует реальному положению вещей, что изменилось в перечне обязанностей специалистов-кадровиков в течение последних десятилетий, а также является ли данная профессия престижной и востребованной на современном рынке труда, – именно эти вопросы можно считать главной темой представленной статьи. Читатели узнают много новой и полезной информации, которая не только повысит их общий уровень эрудиции, но и принесет практическую пользу безработным, студентам и будущим абитуриентам.

Должностные обязанности специалиста отдела кадров - на современном предприятии

Прежде чем перейти к детальному изучению вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста по кадрам, рассмотрим, что такое отдел кадров на современном предприятии. Представленный структурный элемент любой фирмы, организации или учреждения выполняет целый ряд функций, необходимых для обеспечения нормальной работы субъекта предпринимательской деятельности или некоммерческой структуры, независимо от принадлежности к определенной отрасли экономики.

Если речь идет о небольшой фирме, где нет соответствующего отдела, тогда его функции выполняет или специалист (менеджер) по кадрам, или они распределяются между несколькими сотрудниками из административного персонала. Но данный вариант возможен только в том случае, если возложение функций специалистов по кадрам предусмотрено в трудовом договоре. Например, никто не может заставить главного бухгалтера выполнять работу кадровиков, так как это запрещено Трудовым Кодексом РФ.

Отдел кадров, независимо от размеров, направления деятельности и формы собственности предприятия, работает в двух главных направлениях :

обеспечивает фирму нужными кадрами: занимается анализом потребностей в новых сотрудниках, разрабатывает штатное расписание, подбирает квалифицированный персонал, имеющий опыт определенных работ;

формирует кадровую политику фирмы (требования к сотрудникам, повышение квалификации персонала и т.д.).

Если отбросить специальную терминологию и другие малозначительные нюансы, тогда можно сказать, что главная цель существования отдела кадров заключается в том, чтобы обеспечить фирму необходимыми кадрами с достаточным уровнем квалификации, которая необходима для выполнения основных функций компании.

К обязанностям кадровых служб на современных предприятиях относятся :

На основании специфики деятельности фирмы создание планов укомплектованности трудовыми кадрами всех ее подразделений.

Прием на работу, перевод на другую должность, а также увольнение сотрудников, включая оформление всех необходимых документов.

Учет личного состава.

Организация хранения трудовых книжек, их заполнение, а также ведение другой сопутствующей документации.

Создание комфортных условий для работы персонала, в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Разработка предложений по улучшению условий работы.

Подготовка документации и отчетов для комиссий, проверяющих выполнение трудового законодательства.

Инструктаж сотрудников и контроль выполнения полученных инструкций.

Предупреждение фактов нарушения дисциплины.

Максимальная помощь по трудоустройству уволенных сотрудников.

На каждом предприятии (где функционирует соответствующий отдел) специалист по кадрам выполняет определенные должностные обязанности из представленного списка, обеспечивая эффективную работу не только данного отдела, но и всего предприятия/учреждения.

Основные обязанности специалистов отдела кадров

Представленный в предыдущем разделе список обязанностей кадровых служб включает их общие задачи, которые состоят из отдельных ежедневных функций разных специалистов по персоналу. Например, кадровый менеджер (современный вариант названия должности специалиста отдела) выполняет следующие функции:

разрабатывает штатное расписание и должностные инструкции;

занимается кадровой документацией и обеспечивает ее сохранность;

подготавливает документы по охране труда на рабочем месте (отдельно для каждой должности);

подготавливает локальную документацию, инструкции, положения, нормативные акты;

занимается вопросами статистической отчетности, включая документы о численности и движении персонала и ежемесячные отчеты по ФП-4;

ведет журналы по кадрам, подготавливает приказы о назначениях, переводах, увольнениях;

ведет личные дела сотрудников;

составляет графики отпусков, вносит изменения в перечисленные документы и т.п.

На некоторых предприятиях (зависит от численности персонала) должностные обязанности ведущего специалиста по кадрам включают также следующие функции :

Обеспечивает актуальность информации в банке данных о персонале фирмы, своевременно внося все происходящие изменения.

Занимается карточками пенсионного страхования сотрудников и другими документами, имеющими отношение к пенсионному обеспечению в соответствии с действующим законодательством РФ.

Собирает информацию о текучести кадров, анализирует ее, разрабатывает программы по устранению данной негативной тенденции.

Следит за временем хранения всей документации, подготавливает бумаги для сдачи в архив, если это требует действующее законодательство и внутренний распорядок предприятия.

Поддерживает соблюдение работниками организации трудовой дисциплины и внутренних правил предприятия.

Если перейти к вопросу о непосредственной работе с персоналом, то сотрудники отдела кадров выполняют следующие функции :

занимаются вопросами воинского учета;

подготавливают больничные листы для передачи в бухгалтерию;

занимаются вопросами профессиональной подготовки кадров: организовывают проведение тренингов, курсов повышения квалификации, семинаров и т.д.;

организовывают составление для сотрудников фирмы справок, делают копии и выписки из оригиналов документов, которые хранятся в отделе кадров;

проводят консультации по вопросам трудового законодательства;

занимаются учетом рабочего времени и следят за трудовой дисциплиной (в зависимости от специфики деятельности предприятия, данные функции могут принадлежать руководителям структурных подразделений);

оформляют и контролируют процесс подготовки документов, которые необходимы для командировок;

разрабатывают системы поощрений и наказаний сотрудников, учитывая занимаемую должность, уровень ответственности и другие факторы.

Обратите внимание на тот факт, что, несмотря на достаточно большой список обязанностей, которые возложены на сотрудников отдела кадров, довольно часто всю перечисленную работу выполняет один человек, например, когда персонал фирмы состоит из десяти-двадцати сотрудников. Но если речь идет о большом предприятии, где работают тысячи специалистов самых разных специальностей, тогда отдел кадров – это своего рода «фирма внутри фирмы» со своими правилами, законами и четко распределенными обязанностями. И деятельность данного отдела, в отличие от работы спокойных советских кадровиков, о которых упоминали в начале статьи, сильно влияет на общую производительность, рентабельность и другие важные экономические показатели работы крупной компании.

Несмотря на тот факт, что каждый специалист по кадрам имеет должностные обязанности, которые кратко отображены во внутренних документах фирмы, реально данный вопрос решает руководитель отдела. Рассмотрим, как это происходит на практике, если взять частное производственное предприятие, на котором работают до трехсот человек. Отдел кадров по результатам работы за прошедший месяц, получает общий фонд заработной платы – 4000 долларов, который распределяет начальник структурного подразделения.

Справедливый руководитель, который смотрит на несколько месяцев вперед, знает, кто из его подчиненных заслуживает на премию, кто старался, но пока не смог показать необходимый результат, а кого можно наказать. По этому принципу он распределяет зарплату, а через месяц смотрит, какие выводы сделали его подчиненные. Такому начальнику достаточно полгода, чтобы создать эффективный отдел кадров, который будет полностью удовлетворять общие потребности предприятия в квалифицированном персонале, чтобы фирма работала на все 100%.

Личные и профессиональные качества сотрудника отдела кадров

Каждый специалист по кадрам, чтобы выполнять возложенные на него функции и обязанности, должен обладать определенными профессиональными навыками и личными качествами.

Законодательство РФ устанавливает следующие рамки по отношению к инспектору отдела кадров:

— Среднее профессиональное образование или начальное профессиональное образование, но в комплексе с прохождением соответствующих курсов и практики по специальности 3 года, а также с опытом работы на данном предприятии, как минимум, 1 год.

Но, как правило, на данные моменты закрывают глаза, если Вы :

отлично знаете трудовое законодательство и умеете применять эти знания на практике;

докажете владельцу/руководителю предприятия, что умеете правильно вести карточки сотрудников и их трудовые книжки;

хорошо знаете основы делопроизводства и можете предложить для предприятия компьютерную программу, существенно упрощающую работу отдела кадров;

отлично знаете все, что касается охраны труда;

умеете составлять график отпусков, разбираетесь и следите за пенсионным законодательством;

можете безошибочно отличить человека, который способен принести пользу общему делу от бездельника или мошенника.

Кроме перечисленных моментов, которые относятся к категории профессиональных качеств, для успешной работы на должности специалиста по кадрам, Вы должны быть хорошим психологом, уметь располагать к себе незнакомых людей, а также моментально улавливать обман, неуверенность, повышенный интерес и другие нестандартные проявления эмоций претендентов на должность в Вашей компании. Очень часто, данные врожденные качества и приобретенный жизненный опыт ценятся намного больше, чем самое лучшее образование в данном направлении деятельности.

Если Вы решили, работать в отделе по персоналу, не забывайте, что результаты Вашей деятельности должны соответствовать не только устным договоренностям с работодателем (это может быть владелец фирмы, ее генеральный директор или начальник отдела), но и подписанным внутренним документам организации, а также действующему законодательству в данном вопросе. Естественно, любое нарушение тянет за собой соответствующее наказание.

Изучив все должностные обязанности представленного направления деятельности, Вы должны, в первую очередь, самостоятельно решить, насколько профессия специалиста отдела кадров соответствует Вашим интересам, жизненным целям и дальнейшим планам, возможно, она принесет Вам только положительные впечатления, но не исключена вероятность и негативного опыта.

Как работать в отделе кадров | Вы и работа

Итак, вы пришли в новую организацию. В первую очередь…

…сделайте опись существующих кадровых документов

В идеале нужно бы провести полноценную процедуру приема-передачи дел от бывшего работника, но это происходит очень редко, даже в крупных организациях кадровые документы не передаются по акту. Больше того, новый работник часто вообще не имеет возможности пообщаться с прежним кадровиком и вынужден буквально разыскивать кадровую документацию компании.

Поэтому в первый день нужно собрать все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год, составить их опись на дату вашего первого рабочего дня. Опись можно оформить в виде таблицы:

• название дела (например, «Приказы по личному составу»);
• крайние номера документов в деле (например, с 1-лс от 11.01.2014 по 26-лс от 03.09.2014);
• особенности оформления (эта колонка особенно важна, если документы оформлены с недочетами: отсутствуют подписи работников, пропущены номера приказов, неправильно заполнены унифицированные формы).

Кстати, такая опись нужна при вступлении в любую должность (бухгалтера, например), которая связна с ведением определенного массива документов.

Можно ли обойтись без описи? Да можно, конечно. Но тогда все косяки предыдущего работника не будут зафиксированы, вы не отделите их от своего периода работы. И постепенно прежние недочеты будут ассоциироваться с вами, а ваши оправдания, что «это не я» будут восприниматься негативно. Составление описи не займет много времени, но зато даст ясную картину состояния документации на момент начала вашей деятельности в компании и станет отправной точкой вашей работы.

Итак, описали все хозяйство, которое вам досталось в наследство от прежнего работника, теперь…

… определяем, что необходимо исправить в первую очередь

Я уже о кадровых документах, которые должны быть у каждого работодателя. Для удобства загляните в таблицу . Здесь собраны все документы, которые упоминаются в ТК РФ, это основной массив кадровой документации.

Определите по таблице, какие документы (дела) должны были бы присутствовать в вашей новой компании, и сравните с тем набором документов, которые вы нашли, составляя опись. Все на месте? Отлично, тогда приступаем к следующему этапу. Если вы обнаружили, что каких-то документов нет (обязательного локального акта, журнала регистрации, графиков и т.д.), то придется их оформлять и постепенно вводить.

В этой связи хочу высказать свою личную позицию, которая не совпадает с распространенными рекомендациями. Я не советую вновь принятому кадровику восстанавливать документы, которые должен был сделать, но не сделал его предшественник, задним числом. Достаточно оформить нужные бумаги в реальном времени.

Например, нет Правил внутреннего трудового распорядка. Не стоит составлять и утверждать его прошлым годом или датой приема первого работника. За этим шагом последует целая череда фальсификаций: нужно будет собрать подписи работников в листах ознакомления в том порядке, в каком они принимались, каким-то образом восстанавливать подписи уволившихся работников. Я не вижу в этом никакого смысла. Более того, работники утвердятся во мнении, что все документы составляются только «для галочки», они не являются регламентами для них, поэтому и соблюдать их не обязательно. Такой вот психологический финт.

Начните все делать правильно с того момента, когда вы приступили к работе. Возможно, что на исправление недостатков в кадровой работе потребуется некоторое время, иногда несколько недель. Это нормально, невозможно все сделать сразу.

Итак, начиная работу по оформлению недостающих обязательных документов….

… приглядитесь к проведению кадровых процедур

Наличие правильно оформленных документов – это только полдела в кадровой работе. Не менее важно проводить кадровые процедуры в соответствии с законом. Кадровых процедур много: отбор персонала, оформление приема на работу, процедуры перевода и увольнения, предоставление отпусков, предоставление гарантий и т.д. Проведение каждой процедуры регулируется трудовым законодательством и некоторыми другими федеральными законами и подзаконными актами.

Процедура оформления на работу считается одной из сложных. Мы насчитали с вами целых , которые нужно провести последовательно, в определенном порядке.

Самые запутанные и не отлаженные процедуры в компаниях – предоставление отпусков и гарантий работникам. Кто, когда и кому пишет заявления, какие документы предоставляет, в какие сроки – все эти вопросы, как правило, не продуманы, не зафиксированы, что часто приводит к нарушениям норм закона.

Самая рискованная процедура – увольнение работника. Нарушение сроков расчета и выдачи трудовой книжки, неправильное оформление документа-основания для издания приказа об увольнении может спровоцировать судебное разбирательство.

Если вы увидели, что процедуры проводятся хаотично, нарушая нормы закона, то вам придется организовывать их правильное проведение. Здесь уже недостаточно одних знаний по кадровому делу, придется включать организаторские способности, мягко и неуклонно поворачивать механизм в нужное русло.

На нашем сайте в рубрике мы очень стараемся рассказывать обо всех кадровых процедурах подробно, но при этом просто, доступно и понятно, обязательно отвечаем на вопросы читателей в комментариях к статьям. Так что не теряйтесь, приступая к работе в новой компании.

Действия кадровика на новом рабочем месте определяют, насколько эффективно он будет выполнять свои задачи в дальнейшем, насколько быстро освоится в новой системе документооборота.

ДЕЛАЙТЕ ОПИСЬ СУЩЕСТВУЮЩИХ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В идеале нужно провести полноценную процедуру приема-передачи дел от бывшего работника, но это происходит очень редко. Даже в крупных организациях кадровые документы не всегда передаются по акту. Еще хуже, если новый работник вообще не имеет возможности пообщаться с прежним кадровиком и вынужден буквально разыскивать кадровую документацию компании.

Поэтому в первый день нужно собрать все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год, составить их опись на дату вашего первого рабочего дня. Опись можно оформить в виде таблицы (см. пример).

Последняя колонка этой таблицы особенно важна, если документы оформлены с недочетами: отсутствуют подписи работников, пропущены номера приказов, неправильно заполнены унифицированные формы и т. п.

Подобная опись не помешает при вступлении в любую должность (бухгалтера, например), которая связана с ведением определенного массива документов.

Обойтись без описи, конечно, можно. Но тогда все ошибки в работе предыдущего кадровика не будут зафиксированы, вы не отделите их от своего периода работы. И постепенно прежние недочеты будут ассоциироваться с вами, а ваши оправдания, что «это не я», не будут восприниматься.

Составление описи не займет много времени, но зато даст ясную картину состояния документации на момент начала вашей деятельности в организации и станет отправной точкой вашей работы.

ОПРЕДЕЛИТЕ, КАКИХ ДОКУМЕНТОВ НЕ ХВАТАЕТ

В таблице приведен основной массив кадровых документов.

Этот перечень не исчерпывающий. Есть еще обязательные приказы по основной деятельности (например, о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек), другие обязательные документы.

Окончательный перечень документов, в том числе кадровых, составляется для каждой компании индивидуально. Например, если микропредприятие перешло на упрощенный документооборот, то локальные акты могут отсутствовать (позиции 2-5 в таблице), как и штатное расписание и график отпусков (позиции 1 и 10 в таблице).

Итак, определите по таблице, какие документы (дела) должны быть в вашей новой организации, и сравните с тем набором документов, которые вы нашли, составляя опись. Если не повезло и вы обнаружили, что каких-то документов нет (локального акта, журнала регистрации, графиков и т. д.), то придется их оформлять и вводить в действие.

ИСПРАВЬТЕ ОШИБКИ ПРЕДШЕСТВЕННИКА

Недочеты, допущенные прежним работником кадровой службы, конечно, нужно исправлять, ведь они могут стать причиной административного взыскания. Но исправлять можно по-разному.

Нельзя задним числом оформлять документы, которые должен был сделать, но не сделал ваш предшественник — это фальсификация. В большинстве случаев можно оформить нужные бумаги с обратной силой действия во времени.

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Какую роль играет отдел кадров и его специалисты в работе предприятия? Почему важно, чтобы специалист отдела кадров хорошо знал трудовое законодательство и свои обязанности? Пять причин, почему кадровик должен постоянно повышать свою квалификацию.

Специалист по кадрам участвует практически во всех сторонах деятельности предприятия и гораздо глубже, чем прочие «офисные» работники.

Что должен знать кадровик

Поскольку специалист по кадрам отвечает за очень важную отрасль работы предприятия, то он :

Семь вопросов, которые зададут кадровику по новому проверочному листу МЧС:

• Трудовое законодательство, в первую очередь Трудовой Кодекс - основной документ всех кадровых работников. Эту отрасль права работник отдела кадров должен знать очень хорошо, несмотря на то, что она очень обширна и затрагивает другие нормы закона.
• Все федеральные законы и иные акты, дополняющие ТК РФ.
• Правила ведения документации, потому что именно кадровик ведет большую часть всего делопроизводства организации, его выделяют даже в отдельный блок - кадровое делопроизводство. В своей работе он пользуется не только унифицированными формами, но и сам составляет документы.
• об охране труда, поскольку эта отрасль тесно связана с трудовым законодательством. К тому же очень часто на кадровиков на предприятии возлагается ведение отдельных документов и мероприятий по охране труда. Например, проведение вводного инструктажа, участие в комиссии по проверке знаний охраны труда, участие в расследовании травм на производстве.
• Основы психологии, которые необходимы при проведении собеседований и повседневном общении с работниками. Именно кадровик первым видит претендента на вакантную должность и должен уметь составить о нем представление как о человеке. Это особенно касается небольших предприятий, где в штате нет менеджеров по подбору персонала.
• Основы начисления заработной платы и налогообложения сотрудников. Поскольку именно кадровик оформляет все документы, касающиеся этой стороны: трудовой договор, приказы и т.д.

То есть кадровик не может быть , помимо своей основной отрасли законодательства он должен иметь понятие о других нормах закона.

Пять причин почему важно повышать квалификацию кадровику

Кадровик обязательно должен постоянно повышать свою квалификацию. И на это есть несколько причин:

1. В законодательной базе постоянно происходят изменения. Это могут быть просто дополнения к существующим положениям, либо существенные изменения в действующие, или внесение совершенно новых законов. Кадровик должен быть в курсе всех изменений, чтобы не допустить ошибку и не нарушить трудовое законодательство.
2. Помимо знания всех нововведений, нужно знать, как ими пользоваться, то есть, как применяется на практике тот или иной закон. Для этого необходимо изучать комментарии и мнения квалифицированных специалистов.
3. Помимо этого, изменения могут коснуться и организации труда. Сейчас практически все предприятия ведут кадровое делопроизводство в специализированных программах, которые зачастую совмещены с бухгалтерией и расчетом зарплаты. И поэтому допущенная кадровиком ошибка при внесении информации может отразиться на всем предприятии в целом.
4. Повышение квалификации, как правило, предполагает обучение в специализированных центрах, а значит, там будут квалифицированные преподаватели, которые смогут разъяснить все нюансы и ответить на все имеющиеся вопросы. К тому же, это возможность пообщаться с коллегами и обсудить с ними профессиональные вопросы.
5. Даже если специалист отдела кадров имеет большой опыт работы и хорошо знает действующее законодательство и правила кадрового делопроизводства, ему все равно . Поскольку любой специалист должен постоянно развиваться. К тому же может оказаться, что норма закона, которая казалось бы, проста и понятна, может нести в себе множество нюансов.

Как правило, хорошим специалистом может стать только постоянно развивающийся человек, который постоянно стремиться изучать новые грани своей профессии.

Роль специалиста по кадрам на предприятии

Кадровик на предприятии отвечает за следующие вопросы:

• Занимается организацией подбора персонала для вакантных должностей и проводит первичное собеседование.
• при приеме сотрудника на работу. Это одна из самых важных обязанностей кадровика. Здесь нельзя допускать ошибок. Неправильно оформленный трудовой договор или отсутствие росписи в важных документах ставит под удар работодателя и дает преимущества недобросовестному сотруднику.
• Оформляет увольнения. Это также очень важный аспект кадровой работы, особенно если увольнение происходит не по желанию работника, а по другим причинам. Например, по сокращению или в качестве меры дисциплинарного наказания.
• Участвует в разработке таких важных документов как: положения, регулирующие начисление заработной платы, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка компании и т.д.
• Полностью ведет , то есть оформляет все приказы, касающиеся работников предприятия, в том числе и финансовой стороны отношений сторон.
• Взаимодействует с различными отделами компании, в первую очередь с бухгалтерией.
• Участвует в различных комиссиях по составлению актов и проведению служебных расследований.

Какие последствия будут у организации из-за неграмотности кадровика

Деятельность кадровика без хорошей квалификации может иметь весьма серьезные последствия для организации:

• При возникновении спорных ситуаций с работником в первую очередь проверяется правильность оформления всех документов: внесены ли туда спорные моменты, соблюдены ли нормы законодательства в отношении работника, ознакомлен ли сотрудник со всеми положенными ему документами. Как правило, все недочеты трактуются в сторону работника.
• Если работник неправ, нужно аргументированно ему это объяснить, то есть сослаться на законодательство.
• Если неправильно проведена работника по инициативе работодателя, то у него будет отличная возможность восстановиться на своем рабочем месте и получить компенсацию за вынужденный прогул.
• Любая проверка трудовой инспекции, прежде всего, включает в себя проверку правильности оформления всех документов.
• Все вышеперечисленные причины влекут за собой наложение на работодателя штрафных санкций самой различной строгости. От небольшого штрафа до приостановления деятельности и уголовной ответственности.

Сведя воедино все приведенные сведения можно сделать вывод, что для успешной работы организации необходим грамотный кадровик. И даже такому специалисту необходимо .